Bevarande i Office 365

Av 19 september, 2018 januari 10th, 2019 Office 365

Med Office 365 kan du med några enkla steg skapa etiketter som ser till att dina dokument och meddelanden lagras den tid som du vill oavsett om de ligger i användarens inkorg, OneDrive eller ett gemensamt dokumentbibliotek i SharePoint.

Jag har tidigare skrivit om andra säkerhetshöjande åtgärder samt hur man aktiverar klassning av webbplatser i SharePoint,  etiketter är en relativt ny funktion som kan kombineras med t.ex. klassificering, arkiveringsregler, kryptering samt regler mot dataläckage. Tillsamman hjälper de användaren att förhålla sig korrekt till den information de har framför sig och hindra dem från att felaktigt sprida eller radera information.

Såhär skapar du etiketter

Etiketter skapas centralt i  den nya delen av Office 365 Admin Center  som kallas Säkerhet och efterlevnad.

Börja med att logga in på portalen för Säkerhet och efterlevnad!

  • Välj Klassificering / Etiketter /Skapa en etikett
  • Ge etiketten ett passande namn
  • Ange en internt och extern beskrivning
  • Välj nästa
  • Aktivera Bevarande
  • Justera standardinställningar enligt behov
  • Granska inställningarna du gjort
  • Skapa etiketten när du är nöjd

Publicera etiketten  till SharePoint, Onedrive och Outlook

  • Fortsätt till Etikettprinciper
  • Välj de etiketter som skall publiceras, tryck nästa

  • Välj var de skall publiceras, tryck nästa
  • Namnge principen

  • Granska och publicera dina inställningar

Räkna med att publiceringen inom din tenant tar upp till 24 timmar, det brukar gå snabbare men vänta med att göra justeringar om du inte ser resultat direkt.

Aktivera etiketten på ett dokumentbibliotek

Du kan nu använda din nya etikett på ett av dina dokumentbibliotek där du önskar bevara all information enligt din nya regel. Ett exempel vore att ett bibliotek som lagrar fakturor och ekonomiska bilagor….som enligt bokföringslagen skall lagras i minst 7 år.

  • Gå till det aktuella biblioteket
  • Välj kugghjulet
  • Välj Inställningar för bibliotek

  • Välj ”Använd etikett för objekt i listan eller bibliotek”

  • Välj nu den etikett du skapa
  • Du kan välja att applicera den valda etiketten på befintliga objekt

När en etikett med bevarande har aktiverats påverkas hela webbplatsen, d.v.s. varken fil eller webbplats kommer kunna raderas om etiketten är aktiv.

Din etikett är nu klar och applicerat på ett dokumentbibliotek du har valt!

Läs mer möjligheterna med etiketter här (på engelska)

Kommentera inlägget